Gestire Trasferte e Note Spese
ZTravel
II software ZTravel Zucchetti permette di ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favoriscono la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l’efficienza dei processi.
Grazie all’approccio detto “tailor made”, basato sull’analisi dei processi, è possibile personalizzare l’intero processo di gestione delle trasferte:
- approvazione e organizzazione della trasferta
- servizi per i trasfertisti
- gestione amministrativa e delle spese fino all’analisi dei costi
II software ZTravel Zucchetti è la risposta per tutte le tipologie di imprese: dalle gestioni standard delle PMI ai grandi progetti, anche internazionali, pensati su misura per le grandi aziende e realtà multinazionali.
Con le nuove funzioni di Travel Risk si verificano le destinazioni pericolose, le idoneità del trasfertista e si controlla in tempo reale ogni emergenza nel mondo.
ZTravel è disponibile, sia in modalità licenza, (installabile presso la sede del cliente o nel Data Center Zucchetti), sia in modalità Software as a Service.
Caratteristiche e funzionalità:
ZTravel in un minuto
Funzionalità e integrazioni
La struttura modulare del software ZTravel permette di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze dell’azienda e dell’organizzazione di trasferte e note spese.
TRASFERTE
- flussi approvativi della trasferta
- budget di trasferta
- richiesta dei servizi di viaggio: tramite l’ufficio interno, l’agenzia e i suoi self booking tools
- gestione anticipi e resi
TRAVEL RISK
Automatismi, cruscotti e funzioni mobile per pianificare la trasferta nel rispetto degli aspetti legislativi vigenti e della politica aziendale sui rischi di viaggio e per gestire ogni emergenza durante il viaggio:
- protocolli e responsabilità
- valutazione delle destinazioni in base al rischio
- idoneità del dipendente (vaccinazioni, documenti)
- formazione pre-travel e norme comportamentali
- track in tempo reale delle trasferte in corso e pianificate
- collegamento con la Farnesina
NOTE SPESE
- compilazione semplificata della nota spese
- invio e approvazione delle spese di trasferta secondo la Travel Policy aziendale
- predisposizione distinta rimborsi
- liquidazione automatica dei rimborsi nel cedolino del dipendente o tramite bonifico
- generazione documenti riepilogativi ai fini del recupero IVA
CONSERVAZIONE DIGITALE
Registrazione e Conservazione Digitale delle copie dei giustificativi cartacei per garantire un processo sicuro, green e completamente paperless delle note spese.
PAGAMENTI ELETTRONICI
Acquisizione automatica dei flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, estratti conto di agenzia e fornitori.
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica delle spese di trasferta per un controllo puntuale dei costi e per la corretta associazione tra spesa, dipendente e Fattura Elettronica.
TRAVEL MANAGEMENT INTERNAZIONALE
Con i software ZTravel hai tutto quello che ti serve per gestire le trasferte internazionali, infatti si adattano ad ogni paese in quanto sono:
- multi company
- multi language
- multi currency
Attivo in più di 40 paesi nel mondo il software di gestione delle trasferte e note spese, risponde alle peculiarità dei diversi sistemi fiscali o alle singole tipologie di documenti richiesti.
Per organizzare al meglio ogni trasferta il software ZTravel offre numerosi Report Analitycs che permettono al Travel Manager di pianificare al meglio i viaggi, confrontandoli con lo storico delle trasferte.
PARTNERSHIP:
- Pagamenti elettronici: Soldo, Airplus International, Nexi
- Altre carte lodge e walking: BTA American Express, Mastercard, Visa, Deutsche Bank, carte bancarie
- Travel Risk e gestione sicurezza in trasferta: Sicuritalia
- Recupero IVA trasferte estere: VAT4U
SOFTWARE DI GESTIONE FLOTTE
I software ZTravel si integrano nativamente con ZCarFleet il software per ottimizzare l’organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte aziendali.
In questo modo puoi governare in modo efficiente tutti i processi legati alla mobilità del personale aziendale.
ZTtavel App
Con l’App ZTravel Zucchetti per dispositivi iOS e Android fornisci ai tuoi dipendenti una serie di servizi e funzionalità disponibili H24, ovunque siano, anche in assenza di connessione dati:
- Registrazione delle spese di trasferta e di tutte le informazioni ad esse associate con la possibilità di allegare la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa senza attendere la consegna della copia cartacea.
- Sincronizzazione automatica delle spese inserite su smartphone che consente al dipendente di avere parte della Nota Spese compilata, riducendo notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione finale.
